Konferencja biznesowa: jak ją zorganizować i o niczym nie zapomnieć?

Zorganizowanie konferencji biznesowej to spore wyzwanie, zwłaszcza dla kogoś, kto robi to po raz pierwszy. Dlatego przygotowaliśmy kilka rad, które ułatwią to trudne zadanie.

1. Opracuj koncepcję, ustal liczbę uczestników i charakter konferencji

Będzie to oczywiście zależało od branży, w której się obracasz. Inaczej będzie wyglądało spotkanie szefów kuchni, a inaczej menadżerów z firm IT. Oczywiście, mogą wyglądać identycznie, ale czy wtedy uda nam się w 100% wykorzystać potencjał spotkania? Dlatego zastanów się, w jakim celu organizujesz swoje konferencje i jaki ma być ich charakter: typowo biznesowy? Biznesowo-towarzyski? Czy przewidujesz warsztaty lub prelekcje, a może tylko dyskusję? Czy oprócz spotkania branżowego chcesz także zintegrować uczestników? Jak wiele osób z branży chcesz zaprosić? Dopiero gdy odpowiesz sobie na te pytania, możesz przejść do kolejnego punktu.

2. Opracuj scenariusz i przygotuj wstępny kosztorys

Pewnie chcesz już przeglądać dostępne sale konferencyjne, ale lepiej chwilę z tym poczekać. Dowiedz się najpierw, jakim budżetem dysponujesz i na co musisz go rozdzielić. Na liście wydatków na pewno znajdą się materiały biurowe dla uczestników, catering (obiad czy tylko przerwy kawowe?), a jeśli planujesz konferencję wielodniową, to także nocleg. Czy udział w konferencji będzie płatny?  Jakich wystawców chcesz zaprosić? Jaką integrację przewidujesz? Oczywiście, warto tutaj przygotować kilka wersji, by brak miejsc w wybranym hotelu nie zniweczył całego planu.

3. Wybierz miejsce

Ponieważ masz już scenariusz, wiesz doskonale, czego potrzebujesz. Sprawdź zatem, czy okoliczne hotele oferują właśnie te usługi. Większość z nich obsługuje różnego rodzaju imprezy okolicznościowe, więc zapewnia catering, ma do dyspozycji różnej wielkości sale i rzutniki, a w dodatku często oferuje korzystne ceny, jeśli rezerwujemy nie tylko sale konferencyjne, ale i noclegi. Przed ostatecznym wyborem, upewnij się, że dany hotel spełnia wszystkie twoje wymogi. Szczególnie warto zwrócić uwagę na stan techniczny budynku, dostępność sprzętu (by ewentualnie wynająć go osobno), przystosowanie kompleksu do potrzeb osób z niepełnosprawnościami, elastyczność w ustalaniu menu, możliwość dojazdu. Jeśli konferencja ma być także okazją do integracji, upewnij się, że hotel oferuje także i taką możliwość. Ewentualnie sprawdź, czy w okolicy można zorganizować np. spływ kajakowy, ognisko czy innego rodzaju atrakcje.

4. Sprawdź listę zadań

To ważne, by nagle nie okazało się, że coś zostało pominięte. Upewnij się, że masz podpisane umowy ze wszystkimi podwykonawcami. Sprawdź, czy sala konferencyjna jest zarezerwowana na właściwy termin. Rzuć okiem na menu i catering, czy będzie zawierał wegetariańskie opcje. Upewnij się, że hotel zadba o sprzęt do nagłośnienia twojej konferencji. Zweryfikuj listę gości z wysłanymi zaproszeniami.

5. Nie panikuj

Pamiętaj, by w dniu, kiedy wreszcie odbywa się twoja konferencja, zachować spokój. Przygotuj sobie wcześniej plan B i na wszelki wypadek także C. Miej w jednym miejscu zapisane kontakty do wszystkich współorganizatorów i podwykonawców. Pamiętaj też o planie konferencji – uczestnicy pewnie będą pytać cię o kolejne punkty.

6. Zbierz feedback

To bardzo ważny aspekt organizacji konferencji, o którym wiele osób zapomina. Poproś uczestników o wyrażenie opinii na temat wydarzenia. Możesz przygotować ankietę, w której zapytasz o poziom zadowolenia z lokalizacji, z poziomu prelekcji, warsztatów i dyskusji, z imprez towarzyszących. Zadaj także pytanie o to, jak ich zdaniem sprawdził się hotel i czy sale konferencyjne były w odpowiedni sposób przygotowane. Zostaw także miejsce na własne uwagi uczestników konferencji: być może ktoś podsunie ci naprawdę rewelacyjny pomysł, który warto będzie wykorzystać przy kolejnej imprezie.

Może Cię również zainteresować – https://www.qubushotel.com/pl/konferencje-krakow